راه تسلط بر SharePoint و نصب شیرپوینت مسیر طولانی‌ای است. در بسیاری از موارد مدیرانی را دیده‌ایم که بارها مرتکب اشتباهات یکسانی شده‌اند و هزینه و زمان زیادی را هدر داده‌اند. اما شاید بپرسید که این اشتباهات چه بوده و چطور می‌توان از آن‌ها دوری کرد؟ برای پاسخ به این سوال در ادامه همراه ما باشید.
بیایید به رایج‌ترین اشتباهاتی که مردم در مورد شیرپوینت مرتکب می‌شوند و نحوه اجتناب از آن‌ها نگاهی داشته باشیم:
اشتباه ۱: بی‌توجهی به اجرای استراتژی مدیریتی
مدیریت و حکم‌رانی در شیرپوینت، مجموعه‌ای از خط‌مشی‌ها، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و فرآیندهایی است که نحوه همکاری بخش‌های مختلف و تیم‌های فناوری اطلاعات سازمان را برای دستیابی به اهداف مشترک مشخص می‌کند. با تعیین یک استراتژی حاکمیتی دقیق، شرکت شما می‌تواند به درستی از شیرپوینت استفاده کند و در یک مسیر معین و هدف‌مند حرکت کند.
مهاجرت به شیرپوینت شبیه تغییر محل سکونت است. بنابراین همه چیز در سازمان تغییر خواهد کرد و شما باید برای این تغییرات برنامه‌ریزی کنید و آماده باشید. برای مثال، کاربران شیرپوینت باید به طور کامل به سیستم و نحوه کار آن مسلط شوند. نحوه پیاده‌سازی، تجهیزات مورد نیاز، افراد مهم، مراحل کار، حامیان تجاری پروژه و سایر جزئیات مربوط به این تغییر بزرگ باید مشخص و بررسی شود.
اشتباه ۲: استفاده از شیرپوینت تنها به عنوان یک شبکه اشتراک فایل
در برخی از موارد دیده شده است که شرکت‌ها از شیرپوینت تنها برای به اشتراک‌گذاری فایل استفاده کنند و از سایر امکانات شیرپوینت غافل شوند. در حالیکه شیرپوینت پلتفرم ایده‌آلی برای کار گروهی، نسخه‌سازی، فرآیندسازی و خوکارسازی جریان‌ها و مدیریت سازمان است.
اشتباه ۳: استفاده از شیرپوینت بدون سایر ابزارها
شیرپوینت قابلیت‌ها و امکانات متعددی دارد که بسیاری از نیازهای سازمانی را به طور کارآمد رفع می‌کند. با این حال باید از شیرپوینت در کنار مایکروسافت ۳۶۵ استفاده کنید. با استفاده از مایکروسافت تیمز، مجموعه آفیس و سایر ابزارهای کاربردی مایکروسافت، شیرپوینت به یک ابزار قدرتمند مدیریتی تبدیل خواهد شد.
اشتباه ۴: تمرکز بر راه‌حل‌های سفارشی
یکی از ویژگی‌های مثبت شیرپوینت که اغلب کسب و کارها به درستی از آن بهره نمی‌برند، قابلیت استفاده از راه‌حل‌های سفارشی است. برخی از سازما‌ن‌ها سعی دارند با سفارشی‌سازی بیش از حد، شیرپوینت را به یک ابزار همه‌کاره تبدیل کنند. این روش اشتباه است. بهتر است در کنار استفاده از امکانات شیرپوینت و سفارشی‌سازی استاندارد، برای بهره‌مندی از سایر قابلیت‌ها از سرویس‌های مایکروسافت استفاده کنید و صرفا روی سفارشی‌سازی تمرکز نکنید.
جمع‌بندی
در این مطلب با ۴ اشتباه رایج در هنگام استفاده و نصب شیرپوینت آشنا شدیم. مایکروسافت شیرپوینت بستر مناسبی برای رفع نیازهای سازمانی است که اگر به درستی و با استراتژی صحیح از آن استفاده شود، به بازدهی و کارآیی بیشتر منجر خواهد شد.
اگر در زمینه نصب شیرپوینت و راه‌اندازی سامانه‌های مبتنی بر شیرپوینت به کمک نیاز دارید، با کارشناسان ما در شیرپوینت‌پای تماس بگیرید.
