یکی از بخش‌هایی که شیرپوینت نقش به‌سزایی در تسهیل و تسریع عملکرد آن دارد، بخش منابع انسانی سازمان‌ها است. منابع انسانی از امکانات شیرپوینت برای مدیریت داده‌های کارکنان، ذخیره اسناد کارمندان، خودکارسازی حضور و غیاب، نظارت بر عملکرد و پیگیری آموزش کارکنان استفاده می‌کند. در ادامه این مطلب قصد داریم به بررسی دقیق ارتباط شیرپوینت و مدیریت منابع انسانی سازمان‌ها و ضرورت استفاده از سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت بپردازیم؛ همراه ما باشید.
سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت (HRMS)
تیم منابع انسانی در هر کسب و کاری، چه کوچک و چه بزرگ، نقشی حیاتی ایفا می‌کند. مدیریت منابع انسانی (Human Resource Management) یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر شرکت است. گاهی که حجم کار زیاد است، پردازش دستی اطلاعات ممکن است زمان‌بر باشد یا منجر به خطا شود. بنابراین برای مدیریت کارآمد امور، در حال حاضر بسیاری از شرکت‌ها از سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت Microsoft SharePoint استفاده می‌کنند که به طور چشم‌گیری فرآیندهای منابع انسانی را تسریع می‌کند و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت (HRMS) به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به طور مؤثر برای یافتن کاندیداهای شغلی حرفه‌ای و مجرب، جستجو کنند. علاوه بر این می‌توانند از این طریق نحوه عملکرد آن‌ها را نیز ارزیابی کنند و هزینه‌های استخدام، آموزش، تحقیق و توسعه کارمندان را کاهش دهند.
در ادامه با مهم‌ترین کاربردهای شیرپوینت برای مدیریت منابع انسانی آشنا می‌شویم:
استخدام و جذب نیرو
بدون تردید یکی از مهم‌ترین موارد استفاده از شیرپوینت در بخش منابع انسانی مربوط به زمان استخدام و جذب کارمند است. تیم منابع انسانی می‌تواند از چک‌لیست‌های یکپارچه مرکزی برای بررسی کاندیدهای استخدام استفاده کند و فرآیندهای مرحله‌ای مربوط به مصاحبه و کار آزمایشی را در سیستم به صورت خودکار پیگیری و بر پیشرفت آن نظارت کند. علاوه بر این می‌توان از سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت برای تهیه آمار از داوطبان یا جمع‌آوری ایمیل‌های آن‌ها برای اهداف مارکتینگی در آینده استفاده کرد. پس از استخدام نیز، تفهیم وظایف و آموزش نیروی جدید را می‌توان از طریق شیرپوینت انجام داد.
مدیریت و ارزیابی عملکرد کارکنان
بخش منابع انسانی سازمان می‌تواند با استفاده از پرتال منابع انسانی شیرپوینت، تغییرات اسناد را ردیابی کند و وضعیت کاری کارمندان را بررسی نماید. برای مثال می‌توان بر میزان حقوق و دستمزد، ساعت حضور و غیاب، مرخصی‌ها و غیبت‌ها، پیشرفت‌های کاری و شرکت در دوره‌های آموزشی نظارت کرد. علاوه بر این تیم منابع انسانی می‌تواند از طریق شیرپوینت با کارمندان ارتباط برقرار کند، به آن‌ها آموزش دهد، به درخواست‌های کارکنان رسیدگی کند و یا در صورت نیاز دستورات لازم را به آن‌ها ابلاغ نماید.
مدیریت داده‌ها و حفظ اطلاعات به صورت امن
تیم منابع انسانی شرکت‌ها می‌توانند اسناد و اطلاعات HR شرکت را به صورت امن در سیستم ذخیره کنند و یا با سایر اعضا آن‌ها را به اشتراک بگذارند. برای مثال داده‌های مربوط به کارکنان و یا اسناد مربوط به فعالیت‌های منابع انسانی شرکت به صورت یکپارچه در کتابخانه‌های اختصاصی شیرپوینت نگهداری می‌شود. علاوه بر این آن‌ها می‌توانند هر زمان که نیاز بود با توجه به سطح دسترسی و در صورت اعطای مجوز، از هر کجا و با هر سیستمی به این اسناد دسترسی پیدا کنند. یکی از مهم‌ترین مزایای شیرپوینت برای مدیریت منابع انسانی، امکان پیگیری استخدام و آموزش کارمندان بدون درز اطلاعات حساس شرکت است که از طریق راه‌حل‌های اینترانت سفارشی‌شده، محقق می‌شود.
افزایش همکاری و بهره‌وری
از طریق امکانات شیرپوینت و ایجاد پرتال داخلی، سایت‌های اختصاصی و داشبوردهای شخصی، تیم منابع انسانی می‌تواند به راحتی با یکدیگر و یا با سایر کارمندان بخش‌های دیگر شرکت، ارتباط برقرار کند. این امر موجب افزایش همکاری تیمی و رشد بهره‌وری سازمان می‌شود. علاوه بر این در زمان نیز صرفه‌جویی می‌شود زیرا ذخیره‌سازی، به اشتراک‌گذاری یا بازیابی اطلاعات آسان‌تر خواهد بود و بخش منابع انسانی می‌تواند از این اطلاعات برای دستیابی به اهداف موردنظر در کم‌ترین زمان استفاده کند.
نتیجه‌گیری
در این مقاله با انواع کاربرد شیرپوینت برای مدیریت تیم منابع انسانی آشنا شدیم و به بررسی مزایای متعدد سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت پرداختیم. به طور کلی در بخش HR سازمان‌ها از شیرپوینت برای جذب نیرو، محاسبه پاداش، بررسی سابقه کارمندان و مرخصی‌های آن‌ها، نحوه عملکرد و میزان بازدهی افراد، تامین احتیاجات کارکنان و نظارت بر فرآیند آموزش و کسب مهارت نیروها استفاده می‌شود.
اگر در زمینه نصب و راه‌اندازی شیرپوینت یا توسعه آن به کمک نیاز دارید، می‌توانید همین حالا برای دریافت مشاوره حرفه‌ای، با مهندسین متخصص ما در شیرپوینت پای تماس بگیرید.
