طراحی، برنامهریزی و پیاده سازی شیرپوینت تنها در صورتی موفقیتآمیز خواهد بود که با رعایت اصول حرفهای و توسط متخصصین با تجربه انجام شود. برای دریافت بهترین نتیجه از شیرپوینت باید یک استراتژی و برنامه مشخص داشته باشیم. در همین راستا در این مطلب قصد داریم به ۸ نکته ضروری که هنگام پیادهسازی شیرپوینت باید به آنها توجه داشت، اشاره کنیم.
- اهداف خود را مشخص کنید
پیش از شروع پروژه شیرپوینت، دلایل استفاده، نیازها،انتظارات و اهداف کوتاهمدت و بلندمدت خود را مشخص کنید. چرا به شیرپوینت نیاز دارد؟ به چه دلیلی میخواهید از شیرپوینت استفاده کنید؟ شیرپوینت برای کدام یک از اهداف شما مناسب است؟ آیا شیرپوینت برای کسب و کار شما بهترین گزینه است؟
پس در اولین قدم باید بدانید که شیرپوینت را برای رسیدن به چه مقصدی نیاز دارید؛ در غیراینصورت در آینده به بنبست میرسید.
- شیرپوینت را دست کم نگیرید
شیرپوینت را جدی بگیرید. در همان ابتدا باید با توجه به نیازها و کارکردهای مدنظرتان تنظیمات شیرپوینت را پیادهسازی کنید. بنابراین باید بدون سهلانگاری، برای شیرپوینت برنامهریزی کنید و سپس بر طبق همین برنامه آن را اجرا نمایید. اگر از همان ابتدای مسیر برنامه مشخص نداشته باشید، در ادامه فرآیندهای کاری شما کند خواهد شد و به جای افزایش بهرهوری با موانع متعدد روبرو میشوید.
- از یک تیم حرفهای کمک بگیرید
برای پیادهسازی و نصب شیرپوینت از یک گروه متخصص و باتجربه کمک بگیرید. بسیاری از جزئیات اگر در همان ابتدا رعایت نشود، در آینده مشکلساز میشود. علاوه بر این برای توسعه شیرپوینت و اداره امور آن نیز به مهندسین حرفهای نیاز دارید. برای پیادهسازی به سراغ تیمی بروید که در ادامه کار نیز پشتیبانی خوبی ارائه کند.
- برای آموزش کارکنان برنامهریزی کنید
بدون شک در سازمانتان افراد متخصص در زمینه شیرپوینت حضور دارند؛ با این حال، برای استفاده درست و بهینه از مایکروسافت شیرپوینت، باید به فکر آموزش کارکنان دیگر نیز باشید. به عبارت دیگر، کارمندان شما برای شروع کار با شیرپوینت و استفاده از آن در فرآیندهای کاری، به آموزش نیاز دارند. بنابراین باید برای انتقال دانش و مهارت به کارکنانتان، برنامهریزی کنید.
- خط مشیها و استانداردها را مشخص کنید
مثل ساخت یک ساختمان، نصب و پیادهسازی شیرپوینت نیز به طراحی نیاز دارد. بنابراین باید اطلاعات، جزئیات و تمام زوایای مربوط به اجرای شیرپوینت را پیش از شروع کار به صورت دقیق، طرحریزی و تدوین کنید. این طرح اولیه در واقع نقشه راه شما خواهد بود و پیادهسازی پلتفرم با کمک آن انجام میشود. برای اجرای صحیح و کارآمد شیرپوینت، باید خط مشیهای، سیاستهای حاکم بر سیستم و استانداردهای کاری خود را مشخص کنید. معماری کلی شیرپوینت باید با توجه به همین موارد و به صورت منطقی و قابل فهم تدوین و اجرا شود. برای مثال در هنگام پیادهسازی شیرپوینت، به سلسه مراتب اداری، جریانهای کاری، فرآیندها و قوانین کاری و سازمانی توجه کنید.
- به آینده فکر کنید
همیشه به چند قدم جلوتر از جایی که هستید، فکر کنید. برای آینده برنامه داشته باشید، نیازهای احتمالی آینده را شناسایی کنید و در زمان اجرای مایکروسافت شیرپوینت آنها را مدنظر قرار دهید. اطمینان حاصل کنید که شیرپوینت شما کاملا مدرن، جدید، مطابق نیازهای فعلی و نیازهای احتمالی آینده باشد.
- ارتقای فرهنگ سازمانی
بدون شک موفقیت پروژه شما به میزان پذیرش کاربران بستگی دارد. برای استقبال کارمندان از شیرپوینت، تمام مزایای آن را به آنها شرح دهید. سعی کنید برنامههای تشویقی درنظر بگیرید و روی ویژگی مربوط به ارتقای همکاری تیمی شیرپوینت تاکید کنید.
- سادهسازی شیرپوینت
هرچه شیرپوینت شما سادهتر اما کاربردیتر و مدرنتر باشد، موفقتر خواهید بود. فرآیندهای کاری و جریانهای شیرپوینت را ساده کنید. مفاهیم و نحوه کار با شیرپوینت باید ساده، واضح و قابل فهم باشد تا کاربران بهتر و کارآمدتر از آن استفاده کنند.
جمعبندی
در این مقاله به ۱۰ نکته مهم برای موفقیت پروژهی پیادهسازی شیرپوینت اشاره کردیم. اگر در زمینه نصب و راهاندازی شیرپوینت سوالی دارید و یا به خدمات، محصولات و سامانههای سازمانی مبتنی بر شیرپوینت نیاز دارید، با کارشناسان متخصص ما در شیرپوینتپای تماس بگیرید.
