برای استفاده صحیح از مایکروسافت شیرپوینت و امکانات آن، لازم است با چند اصطلاح اولیه و نکات مهم ابتدایی و مقدماتی آشنا باشید. در اینجا به مفاهیم پایه اشاره میکنیم. شیرپوینت به زبان ساده یک سیستم سازمانی برای رفع نیازهای کسب و کارها و افزایش بازدهی است.
مایکروسافت شیرپوینت چیست؟
شیرپوینت یک سیستم مدیریت محتوای سازمانی و محصول شرکت مایکروسافت است. از شیرپوینت برای ایجاد شبکههای داخلی، سایتها، اکسترانت، سازماندهی و بهاشتراکگذاری اطلاعات و تصمیمگیری تجاری استفاده میکنند. شیرپوینت به زبان ساده، یک پلتفرم سازمانی و انعطافپذیر است که با خودکارسازی جریانها و فرآیندهای کاری، ذخیره اسناد، تسهیل همکاری تیمی و ارتباطات سازمانی، به مدیریت کسب و کار کمک بهسزایی میکند. البته کاربردهای شیرپوینت به این موارد محدود نمیشود و سازمانها میتوانند با سفارشیسازی و یا ادغام شیرپوینت با سایر نرمافزارها، طیف گستردهای از نیازهای خود را رفع کنند. مایکروسافت شیرپوینت موجب صرفهجویی در زمان و هزینه میشود و کارآیی شرکتها را افزایش میدهد.
سایت شیرپوینت چیست؟
سایت شیرپوینت، مکانهایی است که افراد در آن با هم کار میکنند، اطلاعات مورد نیازشان را جستجو و یا ذخیره میکنند و از اخبار سازمان مطلع میشوند. کاربران میتوانند اعضای تیم خود را به یک سایت دعوت کنند و همزمان روی یک پروژه کار کنند. به عبارت دیگر سایتهای شیرپوینت در حقیقت امکان همکاری را فراهم میکنند. اعضای سایت میتوانند به محتوای ذخیره شده در آن دسترسی داشته باشند و از وضعیت هر یک از اسناد مطلع شوند. مدیر سایت بر سطوح دسترسی و مجوزهای کاربران نظارت و کنترل دارد و مشخص میکند که هر کاربر به چه اطلاعاتی در هر سایت دسترسی داشته باشد.
جستجو در شیرپوینت
بدون شک حجم گستردهای از اطلاعات در مایکروسافت شیرپوینت ذخیره میشود. بنابراین باید ابزاری وجود داشته باشد که به راحتی بتوان اسناد مورد نیاز را با استفاده از آن جستجو، ردیابی و بازیابی کرد. شیرپوینت امکان جستجو در سایتها و بخشهای مختلف را فراهم کرده است. پس کاربران میتوانند از موقعیت یک سند مطلع شوند، به تاریخچه آن دسترسی داشته باشند، فایل مدنظر را با دیگران به اشتراک بگذارند و یا آن را دانلود و ذخیره کنند.
لیستهای مایکروسافت شیرپوینت
لیستها بلوکهای اصلی مایکروسافت شیرپوینت هستند. تقریباً هر چیزی که در شیرپوینت ایجاد میکنیم در یک لیست نگهداری میشود. یک لیست اساساً سرفصلها و ردیفهایی از دادهها و مشابه صفحه اکسل است. با این حال لیست شیرپوینت بسیار پویاتر و کاربردیتر از اکسل است. لیستهای شیرپوینت را میتوان بهروزرسانی کرد. علاوه بر این میتوان آن را با کاربران خاص پیوند داد و یا با Outlook همگام و یکپارچه کرد. در یک پروژه، کاربران میتوانند در هر کجا و هر زمان به لیستها دسترسی داشته باشند و آنها را ویرایش کنند.
کتابخانههای شیرپوینت
کتابخانهها خودشان در واقع لیست هستند. این موضوع ممکن است گیجکننده به نظر برسد، اما در حقیقت کاملاً ساده است. کتابخانههای خود را به عنوان پوشههایی که حاوی اسناد و مطالب دیگر هستند در نظر بگیرید. برای مثال، ممکن است برای هر مشتری فعلی یک کتابخانه داشته باشید. در این کتابخانهها، محتوا و اسنادی را که روی آنها کار میکردید به طور مجزا و مرتبط با هر مشتری ذخیره شده است. به زبان دیگر، همه کتابخانهها لیست هستند، اما همه لیست ها کتابخانه نیستند!
ستون شیرپوینت چیست؟
ستونها در واقع برچسب فایلهای موجود در لیستها و کتابخانهها هستند. در واقع ستونها به ذخیرهسازی و جستجوی کارآمدتر و سازماندهی بهتر اسناد کمک میکند. ستونها را میتوان برای دستهبندی اسناد به روشهای مختلف مورد استفاده قرار داد. سازماندهی اسناد با ستونهای متعدد به این معنی است که میتوانند به بیش از یک دسته تعلق داشته باشند، علیرغم اینکه در یک مکان خاص از سایت قرار دارند. بنابراین به شما امکان میدهد اسناد خود را با جزئیات بیشتری فیلتر، مرتبسازی و گروهبندی کنید و در نتیجه پیدا کردن آنها آسانتر میشود.
در هر سازمانی که دهها، صدها و یا حتی هزاران کارمند مشغول به کار هستند، حجم زیادی از محتوا ایجاد، ویرایش و ذخیره میشود، ستونها امکان متمایز کردن محتوا را با اضافه کردن نکات ظریف برای شما فراهم میکند تا پس از ذخیره هر فایل به راحتی آن را بیابید.
جمعبندی
در اینجا شیرپوینت به زبان ساده در چند مفهوم ابتدایی شرح داده شد. مهمترین نکته برای موفقیت شیرپوینت، ایجاد یک سیستم ساده اما کاربردی است که در زمان کوتاه با صرف کمترین انرژی، بیشترین نیاز سازمان را رفع کند.
راهاندازی چنین سیستم کارآمدی تنها توسط مهندسین متخصص شیرپوینت امکانپذیر است. برای دریافت مشاوره در زمینه نصب و پیادهسازی شیرپوینت میتوانید با کارشناسان ما در گروه شیرپوینتپای تماس بگیرید.
