مایکروسافت شیرپوینت یک بستر مناسب برای مدیریت دانش سازمانی، مدیریت اسناد و به اشتراکگذاری محتوا است. در ادامه با فواید مدیریت محتوا در شیرپوینت و امکانات آن آشنا میشویم.
مزایای بهاشتراکگذاری محتوا در شیرپوینت
- امکان جستجو و ردیابی محتوا
در شیرپوینت میتوانید به راحتی اسناد را جستجو کنید، از وضعیت آنها مطلع شوید و یا بکآپ بگیرید.
- امکان مشاهده تاریخچه اسناد و ارتقای محتوا
میتوانید به تاریخچه محتوا دسترسی داشته باشید، اسناد جدید را جایگزین کنید و محتوای مدنظرتان را به صورت خصوصی یا عمومی در شیرپوینت به اشتراک بگذارید.
- دسترسی آسان و مدیریت بهتر
با مایکروسافت شیرپوینت میتوانید در هر زمان و از هر کجا به اطلاعات دسترسی داشته باشید. در مایکروسافت شیرپوینت امکان گروهبندی محتوا وجود دارد. بنابراین با دستهبندی محتوا، میتوانید اسناد را به صورت کارآمد، طبقهبندی، نگهداری و مدیریت کنید.
- یکپارچه با سایر نرمافزارها
شیرپوینت به راحتی با سایر نرمافزارها یکپارچه و ادغام میشود و همین امر مدیریت دادهها را سادهتر میکند.
- امنیت بالا
در شیرپوینت میتوان سطح دسترسی کاربران به اسناد را مشخص کرد و همین امر امنیت اطلاعات را افزایش میدهد.
- امکان ویرایش همزمان
اعضای تیمهای مختلف میتوانند همزمان روی یک محتوا کار کنند. این قابلیت در پروژههای تیمی بسیار کاربردی است.
- امکان ذخیره محتوا در فرمتهای مختلف
میتوانید اسناد و محتواهای مختلف را با فرمتهای گوناگون بدون محدودیت در شیرپوینت ذخیره و نگهداری کنید.
چند نکته در مورد مدیریت محتوا و اسناد در شیرپوینت
- هنگام به اشتراکگذاری محتوا، به دسترسی اشخاص توجه داشته باشید و مجوزهای کاربران را بررسی کنید. میتوانید یک سند را از برخی پنهان و برای برخی دیگر نمایش دهید.
- بعد از به اشتراکگذاری محتوا در شیرپوینت، باید از آن مراقبت و نگهداری کنید. بنابراین اگر به کاربری برای یک محتوا دسترسی میدهید، مطمئن شوید که صرفا به مقدار نیاز دسترسی داشته باشد و نه بیشتر از آن.
- در زمان تعیین مجوزها و دسترسیهای شیرپوینت، اطمینان حاصل کنید که با ایجاد یا حذف یک دسترسی، باعث مختل شدن کار کاربران نشوید. برای مثال با محدود کردن دسترسی کاربر به یک لیست یا کتابخانه، دسترسی او را در سایر بخشها محدود نکنید.
بهاشتراکگذاری و مدیریت محتوا در سایتهای شیرپوینت
در شیرپوینت میتوان از سایتهای مختلف استفاده کرد. برخی از این سایتها عبارتند از:
- سایتهای تعاملات تیمی (Team Collaboration)
این سایت برای همکاری تیمی، کار همزمان روی چندین پرونده، مدیریت لیستهای اطلاعاتی و اتصال به محتوا و برنامههایی که اعضای تیم هر روز به آنها نیاز دارند، مناسب است.
- سایتهای ویکی (Wiki)
ویکی سایتی است که میتوان در آن ایدهها را در زمان کوتاه ذخیره و به اشتراک گذاشت. در واقع میتوانید صفحات ساده بسازید و آنها را به یکدیگر پیوند دهید تا همه ایدهها و اطلاعات برای یک پروژه، به صورت یکجا در زمان کوتاه جمعآوری و به اشتراک گذاشته شود.
- سایتهای با قابلیت انتشار محتوا (Publishing)
این سایتها در واقع از همان الگوی کلاسیک سایت پیروی میکند و در آن محتوا منتشر و به صورت ساختاریافته به اشتراک گذاشته میشود. برای مثال از این نوع سایت برای ایجاد اینترانت و پرتال سازمانی استفاده میشود.
سخن آخر
در این مطلب به فواید مدیریت محتوا در شیرپوینت و امکانات آن اشاره کردیم. به طور کلی، شیرپوینت برای نگهداری و کنترل محتوای سازمانی بسیار مناسب و کاربردی است. میتوانید در شیرپوینت حجم گسترده و متنوعی از دادهها را ذخیره کنید و از امکانات کتابخانه اسناد شیرپوینت بهرهمند شوید.
اگر در زمینه شیرپوینت سوالی دارید و یا به دنبال خدمات، محصولات و سامانههای سفارشی مبتنی بر شیرپوینت هستید، میتوانید با کارشناسان متخصص شیرپوینتپای تماس بگیرید.
