در این مطلب به طور تخصصی به بررسی کتابخانه اسناد در شیرپوینت میپردازیم. در ادامه، نحوه ایجاد کتابخانه اسناد در شیرپوینت، نحوه آپلود اسناد و ویرایش آنها، بررسی تاریخچه هر نسخه و حذف یک سند را میآموزیم.
کتابخانه اسناد چیست؟
یک کتابخانه اسناد به نوعی یک لیست خاص و منحصر به فرد است که از آن برای نگهداری اسناد استفاده میشود. هر سند داخل این کتابخانه به صورت یک آیتم قرار میگیرد و کارمندان سازمانها میتوانند از هر دستگاهی (کامپیوتر،موبایل،تبلت و …) به این اسناد دسترسی داشته باشند و از آن استفاده کنند.
شیرپوینت الگوهای مختلفی را برای کتابخانههای اسناد ارائه میکند که عبارتند از :
کتابخانه اسناد ، کتابخانه فرم ، کتابخانه صفحه ویکی ، کتابخانه تصویر ، کتابخانه دارایی ، کتابخانه اتصال داده ، کتابخانه گزارش ، کتابخانه اسلاید و …
ایجاد کتابخانه اسناد در شیرپویت
در این قسمت قصد داریم یک کتابخانه اسناد بسازیم. برای ایجاد یک کتابخانه اسناد ، سایت شیرپوینت خود را باز کنید و از قسمت بالای صفحه بر روی چرخ دنده کلیک کرده و وارد بخش “افزودن یک برنامه” شوید.
سپس با انتخاب الگوی کتابخانه و نام مناسب برای کتابخانه ایجاد شده بر روی دکمه ایجاد کلیک میکنیم.
پس از طی کردن مراحل بالا و ذخیره تغییرات، کتابخانه ما در بخش صفحات سایت قابل مشاهده است.
در این قسمت، کار ایجاد کتابخانه اسناد ما به اتمام رسیده و کتابخانه مورد نظرمان ایجاد شده است.
برای ورود به کتابخانه بر روی آن کلیک کنید. به طور پیشفرض کتابخانه ما به شکل زیر خواهد بود :
بارگذاری اسناد در کتابخانه
برای آپلود یک سند در کتابخانه اسناد شیرپوینت، روی دکمه آپلود کلیک کنید تا صفحه افزودن سند که به شکل زیر است نمایش داده شود.
در این مرحله نیز با کلیک بر دکمه تایید یا OK ، سند ما ذخیره شده و در کتابخانه قابل مشاهده خواهد بود.
کشیدن و رها کردن فایلها در کتابخانه اسناد
برای سهولت در انجام بارگذاری شما میتوانید یک فایل یا سند را بکشید و درون کادر کتابخانه رها کرده تا سند شروع به بارگذاری شود. مانند شکل زیر :
ایجاد ستون در کتابخانه اسناد
همانطور که در توضیحات ابتدایی گفته شد میتوانیم ستونهای دلخواهمان را به کتابخانه اضافه کنیم. برای این کار از قسمت بالا صفحه روی کتابخانه یا Library کلیک کنید تا ابزارهای کاربردی کتابخانه به نمایش درآید. سپس در این قسمت روی ایجاد ستون یا Create Column کلیک نمایید.
با این کار یک صفحه که شامل نام و مشخصات و جزئیات بیشتر است به شما نمایش داده میشود. در این بخش نام مناسب و نوع ستون را انتخاب کنید. گزینههای انتخاب به صورت یک کادر انتخابی، کادر کشویی یا دکمههای رادیویی و … نمایش داده میشود و پس از انتخاب آنها و تکمیل ستونهای مورد نیاز و کلیک روی ذخیره یا OK ستون شما ایجاد میشود.
منو ECB یا پیش فرض آیتمها در کتابخانه
در داخل کتابخانه در کنار هر سند میتوانید وارد منوی ECB شوید که این منو شامل موارد زیر است.
ویرایش سریع در کتابخانه اسناد
در کتابخانه اسناد میتوانید با رفتن به قسمت منوی بالای صفحه و کلیک روی گزینه ویرایش سریع، ستونها را ویرایش کنید.
پس از ویرایش، روی دکمه توقف ویرایش یا Stop Editing this list کلیک کنید.
ویرایش ویژگیهای سند
برای ویرایش ویژگیهای سند روی سه نقطه یا منو ECB کلیک کرده و وارد بخش تنظیمات یا Properties شوید.
سپس پنجره تغییر تنظیمات به نمایش در می آید که در این قسمت تغییرات مورد نیاز را داده و ذخیره میکنیم.
Check-Out و Check-In اسناد
این دو قابلیت برای اسناد ما خیلی مفید هستند زیرا باعث میشوند که هنگام ویرایش و بررسی ، اسناد یا سند مورد نظر ما قفل شده و توسط شخص دیگری به صورت همزمان ویرایش نشود و تغییر نکند. برای این کار ابتدا سند را Check-Out کرده تا به حالت غیرقابل ویرایش درآید و بعد تغییرات لازم را روی آن اعمال میکنیم و در انتها پس از اتمام کار سند را Check-In کرده و آن را تحویل میدهیم.
همچنین میتوانید سند را از منو ECB مانند تصویر زیر بررسی کنید.
هنگامی که یک فایل را تحویل گرفته و بررسی میکنیم یک نماد بررسی مانند تصویر زیر روی آن نمایش داده میشود.
پس از اعمال تغییرات میتوانید سند را Check-In کنید تا در دسترس سایر کاربران قرار بگیرد. برای این کار مانند تصویر زیر عمل میکنیم.
پس از کلیک روی گزینه تحویل دادن صفحهای باز میشود و از شما میپرسد که آیا مایلید تغییرات شما در حالت Check-Out بماند و تغییرات به کاربران نمایش داده نشود؟ که گزینه خیر یا No را انتخاب کرده و در کادر پایین اگر نیاز بود توضحیاتی نیز اضافه میکنیم و سپس فرم را تایید مینماییم.
کار با نسخهها در کتابخانه اسناد
هنگامی که نسخهسازی روی کتابخانه فعال باشد ،با هر بار ویرایش و اعمال تغییرات یک نسخه از آن فایل یا سند ایجاد میشود. اگرچه این کار فضایی را برای نسخهها در سرور اشغال میکند ولی در زمان مورد نیاز و در صورت بروز تغییرات ناخواسته میتواند کمک کند تا به آخرین نسخه درست از آن سند یا فایل دست پیدا کنیم.
در نسخهسازی میتوانیم نسخه اصلی و فرعی از سند یا فایلمان را داشته باشیم. نسخههای اصلی با اعداد به صورت تکی مانند : 1 ، ۲ ، ۳ و … و نسخههای فرعی، عدد نسخه اصلی در کنار اعشار نمایش داده میشود. مانند: ۱.۱ ، ۱.۲ ، ۲.۳ و …
نسخه با شماره اصلی نسخهای است که تغییرات اعمال شده تایید و منتشر شده و در دسترس کاربران قرار گرفته است اما نسخههای فرعی، نسخههای در حال پیشرفتی هستند که هنوز منتشر نشده و در دسترس کاربر قرار نگرفته است.
بررسی تاریخچه نسخه یک سند در کتابخانه
میتوانید نسخههای خاص از یک سند را مشاهده کنید. برای این کار ابتدا سند مورد نظر را انتخاب کرده و از منوی بالا در قسمت ابزار روی گزینه تاریخچه نسخه یا Version History کلیک کرده تا پنجره نسخههای سند برای شما نمایش داده شود.
بازیابی نسخه قبلی یک سند در کتابخانه اسناد
در پنجره باز شده که در بالا توضیح داده شد بر روی هر کدام از نسخهها کلیک کنید منویی برای شما نمایش داده میشود که از منو باز شده، روی گزینه بازگرداندن یا Restore کلیک کنید. پس از این کار نسخه انتخابی شما به جای نسخه فعلی قرار خواهد گرفت.
دنبال کردن ، دانلود و حذف سند در کتابخانه اسناد
شما میتوانید از نوار ابزار FILES با توجه به نیازتان از گزینههای دنبال کردن یا Follow ، دانلود یا Download a Copy و همچنین حذف یا Delete Document استفاده کنید.
چند نکته هنگام کار با کتابخانه اسناد
- در یک کتابخانه اسناد حداکثر اندازه یک فایل پیش فرض برای بارگذاری ۲۵۰MB است که میتوانید آن را تا ۲GB افزایش دهید.
- میتوانید حدود ۳۰ میلیون سند در یک کتابخانه اسناد بارگذاری کنید.
- شما میتوانید ۴۰۰ هزار نسخه را نگهداری کنید که اگر از این حد فراتر رود، بازشدن، ذخیره کردن، حذف و ویرایش و .. سند ما دچار مشکل میگردد.
- حداکثر تعداد نسخههای فرعی یک سند تعداد ۵۱۱ است که از آن نمیتوان فراتر رفت.
- برای انجام عملیات روی چندین سند، شیرپوینت به شما اجازه میدهد برای ۱۰۰ عدد سند یا فایل، عملیات کلی یا دسته جمعی انجام دهید.
- شیرپوینت در اینجا میتواند از ۱۲ ستون لوک آپ یا جست و جو پشتیبانی کند.
- آستانه نمایش نمای لیست برای کاربران عادی ۵ هزار و برای کاربران ادمین یا ویرایشگر ۲۰ هزار است.
قبل از تغییر بر روی فایل باید آن را Check-Out کنید؛ آیا مایلید اکنون این آیتم را Check-Out کنید؟
در بعضی از کتابخانهها هنگام ویرایش یک سند پیامی مانند عنوان در بالا برای شما به نمایش در میآید که ممکن است برای کتابخانه دیگر هنگام ویرایش سند این اتفاق نیفتند. در صورت عدم نمایش این پیام چه کاری باید بکنیم و چگونه این قابلیت را فعال یا غیرفعال کنیم؟ برای این کار باید به تنظیمات کتابخانه اسناد رفته و گزینه Require Check Out را فعال کنیم.
ابتدا صفحه تنظیمات کتابخانه را از منوی بالا انتخاب کنید و وارد آن شوید. در این قسمت زیر گزینه تنظیمات عمومی وارد بخش تنظیمات نسخه شده و در بخش Require Check Out با انتخاب گزینه No و Yes این قابلیت را مدیریت کنید.
جمعبندی
در این مطلب به بررسی نحوه ایجاد کتابخانه اسناد در شیرپوینت و آموزش کار با آن پرداختیم. در صورتیکه در زمینه شیرپوینت سوالی دارید و یا برای ایجاد کتابخانه اسناد در شیرپوینت و مهاجرت به شیرپوینت به کمک نیاز دارید، با کارشناسان متخصص ما در گروه شیرپوینتپای تماس بگیرید.
